La digitalizzazione degli asset immobiliari rappresenta oggi, assai più che nel passato, una leva fondamentale per raggiungere gli obiettivi di sostenibilità ambientale, economica e sociale. Grazie all’analisi continua dei dati provenienti dagli edifici e dalle infrastrutture è possibile monitorare, in tempo reale, consumi energetici, emissioni, qualità dell’aria e utilizzo degli spazi. Grazie a questo approccio si riesce ad unire la possibilità di individuare inefficienze, ridurre sprechi e costi operativi alla capacità di migliorare la qualità dei servizi erogati.
La digitalizzazione facilita anche la valutazione e la rendicontazione degli asset in chiave ESG, rendendo disponibili dati affidabili e verificabili per investitori, istituti finanziari e autorità di regolamentazione. In concreto, la gestione con logiche di asset management di un patrimonio immobiliare o di una rete di infrastrutture permette di pianificare interventi di riqualificazione sulla base di precise evidenze oggettive. E in un contesto in cui gli edifici sono responsabili di una quota significativa dei consumi energetici e delle emissioni di CO2, la capacità di trasformare i dati in decisioni rappresenta un fattore abilitante per la decarbonizzazione e la sostenibilità, anche economica, del mondo immobiliare.
Ed è proprio in questo scenario che si colloca il percorso di trasformazione digitale avviato dal Comune di Palermo focalizzato sulla gestione del patrimonio pubblico. Rosario Alagna, Funzionario informatico del Comune di Palermo ed Esperto del Dipartimento della Trasformazione Digitale della Presidenza del Consiglio, ha fornito a ESG360 una testimonianza diretta di come questo processo, basato sull’adozione della piattaforma IBM Maximo rappresenti un radicale cambio di paradigma organizzativo in grado di creare nuovo valore per la collettività.
In quale contesto e con quali obiettivi è nata la decisione di passare a una gestione digitale degli asset e adottare la piattaforma IBM Maximo?
La decisione è maturata in un contesto che vede l’innovazione come un’opportunità per generare nuovo valore per i cittadini e per il territorio. Con IBM Maximo ci siamo posti l’obiettivo principale di cambiare il modello di gestione degli asset, passando da un approccio analogico e reattivo, tipicamente caratterizzato da interventi che nascono come risposte alle emergenze, a un modello programmatico e predittivo, totalmente basato sul valore dei dati e sul valore della conoscenza. Il Comune ha iniziato così un percorso per creare un fascicolo digitale per ogni unità immobiliare e per massimizzare il livello di conoscenza relativa a tutti i fattori che determinano la qualità dell’asset e la qualità dei servizi erogati.
Questo è il contesto di adozione in cui noi operiamo con IBM Maximo e con gli altri progetti , strettamente correlati, che stiamo portando avanti.
In che modo questo processo sta cambiando la vostra struttura organizzativa?
Possiamo dire che sta cambiando profondamente il nostro approccio e il nostro modello, anche se ci sono processi lenti, fortemente radicati negli anni. Stiamo lavorando per rivedere interamente sia le strategie di gestione degli asset, sia i procedimenti operativi. Stiamo poi approfittando di questo cambiamento per analizzare ogni ambito dell’amministrazione e i processi sottesi ai procedimenti relativi all’erogazione dei servizi.
Ci tengo poi a ricordare che il core business di un’amministrazione sia rappresentato dalla qualità del servizio fornito al cittadino. Noi stiamo rivedendo, sulla base di grandi quantità di dati, quali servizi offriamo, in che modo li offriamo e come li possiamo migliorare, e questa analisi ci permette di avvicinarci sempre di più ai bisogni dei nostri cittadini.
L’asset management ci consegna infatti un grande patrimonio di conoscenze che è alla base delle logiche del miglioramento continuo e possiamo dire che stiamo concretamente rimodellando il nostro il nostro modo di operare per conoscere da vicino e per soddisfare in modo più preciso le esigenze dei nostri utenti.
Quali tipologie di asset gestite e quali benefici ne derivano per la comunità?
Oggi operiamo principalmente su due ambiti: i beni confiscati alla mafia e il patrimonio di edilizia residenziale pubblica. Si tratta, nel primo caso, di un contesto molto particolare perché parliamo di immobili sottratti alla criminalità organizzata e restituiti alla collettività per offrire, ad esempio, una casa alle famiglie. È un’attività importante che ci coinvolge non solo dal punto di vista dell’innovazione, ma anche sotto il profilo umano.
Il nostro obiettivo è estendere progressivamente questo approccio ad altri ambiti del patrimonio comunale. Il punto di partenza risiede nella conoscenza completa degli asset, perché solo conoscendo perfettamente un bene è possibile governarlo in modo efficace. Questo implica la conoscenza delle sue caratteristiche, del suo livello di manutenzione, delle tipologie di servizi erogati e della possibilità di collegare a queste informazioni tutti i processi di gestione e manutenzione.
Sulla base di quali criteri state portando avanti questo progetto?
Abbiamo completamente rivisto il censimento del patrimonio immobiliare del Comune, ottenendo una fotografia aggiornata di tutti gli immobili disponibili e del loro effettivo utilizzo. Questo ha già prodotto benefici concreti per i cittadini, perché, ad esempio, sappiamo quali immobili presentano caratteristiche appropriate per essere assegnati e con quali condizioni. L’amministrazione, a sua volta, dispone di una gestione molto più efficiente che le permette di conoscere con maggiore precisione e in tempo reale a chi è stato assegnato un immobile, e con quali impegni, verificare la regolarità dei pagamenti dei canoni e monitorare l’intero ciclo di vita del bene. Tutto questo significa disporre delle informazioni necessarie per recuperare risorse economiche che possono essere reinvestite nella manutenzione del patrimonio pubblico.
Quali altre tipologie di asset sono convolte nel progetto?
Il progetto è effettivamente molto articolato e ampio e non si limita agli immobili. Stiamo sviluppando una seconda dimensione del progetto che è focalizzata sul verde urbano. Dobbiamo considerare che, a tutti gli effetti, anche un albero è un asset: dispone di una ricca serie di caratteristiche specifiche, necessita di manutenzione, pianificazione e monitoraggio. Ecco che la gestione del verde pubblico con strumenti digitali permette di offrire servizi migliori ai cittadini, che hanno molteplici ricadute. E solo per citarne una, oggi particolarmente importante, abbiamo i dati per gestire con più precisione anche i temi della sicurezza, con il monitoraggio degli alberi che potrebbero diventare pericolosi in determinate condizioni meteorologiche. Anche in questo caso disponibiamo di informazioni precise per la programmazione degli interventi di manutenzione o per la sostituzione.
Un ulteriore vantaggio dei dati è rappresentato dal fatto che grazie alla gestione digitale del verde abbiamo la possibilità di pianificare il bilancio ambientale. Se è necessario rimuovere un filare di alberi, possiamo progettarne la sostituzione con essenze più adatte, migliorando anche il bilancio ecologico complessivo della città.
Infine, stiamo sperimentando un terzo progetto dedicato alla gestione degli apparati mobili dell’amministrazione. Si tratta di tre famiglie di asset: immobili, verde urbano e dispositivi mobili, accomunate dallo stesso principio: una conoscenza completa per garantire un governo efficace.
Tre tipologie di asset peraltro molto diversi…
Sì, abbiamo scelto di lavorare su asset così differenti sfruttando la versatilità della piattaforma IBM Maximo. Ci siamo mossi con l’obiettivo finale di migliorare i servizi, di razionalizzare la spesa, ma anche di ridurre il numero di strumenti e piattaforme da gestire per ottimizzare i costi operativi e liberare risorse da destinare a nuovi investimenti per la città. Grazie a questo approccio possiamo investire in maniera più mirata ed efficace, non solo nell’innovazione tecnologica, ma nel miglioramento complessivo dei servizi offerti ai cittadini.
In che modo il sistema abilita una gestione più sostenibile delle risorse?
Innanzitutto va detto che intendiamo la sostenibilità come la capacità di soddisfare i bisogni di oggi senza compromettere quelli di chi verrà dopo, e dunque evitando un utilizzo eccessivo delle risorse disponibili che potrebbe gravare sul futuro.
In quest’ottica, la migliore soluzione dal nostro punto di vista è nella gestione data driven: ovvero un approccio guidato dai dati che ci consente di intervenire in modo realmente puntuale sui bisogni effettivi, misurati, superando logiche emergenziali o interventi fatti “a intuito”.
Questo ci permette di utilizzare le risorse in modo molto più efficiente, tanto che la sostenibilità diventa un risultato naturale di questo modo di operare.
E relativamente alla dimensione energetica, oggi così attuale?
È una componente importante del nostro percorso di gestione degli asset. Anche per l’energia vale il principio che se si conoscono gli immobili a disposizione, se si conosce lo stato di manutenzione unitamente a caratteristiche molto specifiche, come la superficie e la tipologia, ad esempio, dei lastrici solari, si creano le condizioni migliori per gli interventi di efficientamento energetico.
Grazie a IBM Maximo disponiamo rapidamente e con grande precisione di un quadro preciso degli edifici più idonei, ad esempio per ospitare impianti fotovoltaici. Abbiamo cioè una base dati strutturata, che ci permette di essere pronti e preparati per tutte le scelte che si riterranno necessarie.
Qual è la prospettiva della manutenzione predittiva sulla base della vostra esperienza e quali sono i suoi vantaggi?
Grazie al superamento di logiche di gestione reattiva o emergenziale, basata su interventi da effettuare a fronte di problematiche più o meno gravi, la manutenzione predittiva permette di ridurre quasi della metà i costi di manutenzione semplicemente adottando decisioni guidate dall’analisi dei dati.
Un esempio semplice ci può aiutare a comprendere i vantaggi di questa prospettiva. Nel caso della manutenzione degli ascensori negli edifici di edilizia residenziale pubblica, grazie a una gestione programmata, è possibile intervenire prima che si manifestino guasti o malfunzionamenti, evitando interventi straordinari molto più costosi e con gravi disagi per gli abitanti. Un concetto questo che vale per gli ascensori, per gli alberi, per le aree gioco, per gli impianti sportivi e persino per il manto stradale. In sostanza, riguarda qualsiasi bene che richieda manutenzione.
Facciamo un esempio di come cambia il modello organizzativo?
Un esempio arriva dalla gestione delle strade perché rappresentano uno dei progetti più ambiziosi su cui stiamo ragionando. L’idea è quella di suddividere la rete stradale di competenza comunale in lotti, così da poter gestire ogni tratto in modo molto più puntuale, con un dettaglio di conoscenza ancora più approfondito.
Nel momento in cui un gestore dovrà intervenire sui sottoservizi, presenterà la richiesta di autorizzazione e l’intero processo potrà essere seguito in modo digitalizzato, con una procedura automatica di verifica della qualità del ripristino del tratto di strada interessato. Gli strumenti digitali consentiranno quindi non solo di controllare gli interventi, ma anche di pianificare la manutenzione in maniera predittiva, sulla base dell’effettivo utilizzo e del livello di usura delle diverse strade.
Voglio poi aggiungere che lavoriamo anche per uscire dalla logica del singolo asset. Il principio è molto più ampio: la manutenzione predittiva può essere infatti applicata a tutti i beni di un’amministrazione pubblica. Che si tratti di edifici, strade, verde urbano o impianti, l’obiettivo è sempre lo stesso: conoscere il patrimonio, monitorarlo nel tempo e disporre della conoscenza necessaria per intervenire prima che si verifichi un problema, o per intervenire su quell’asset affinché sia nella condizione di rispondere a nuovi bisogni emergenti.
Come la piattaforma supporta la pianificazione e il ciclo di vita degli asset?
Una piattaforma di Life Cycle Asset Management è, prima di tutto, uno strumento abilitante per tre elementi che sono al centro del lavoro che stiamo portando avanti: conoscenza, gestione e pianificazione.
In termini di conoscenza, avere a disposizione una mappatura completa del patrimonio significa disporre di una visione unica, aggiornata e trasparente di tutti i beni dell’amministrazione, indipendentemente dalla loro tipologia.
Relativamente alla gestione, la possibilità di conoscere dettagliatamente e con la massima precisione un patrimonio significa anche poterlo governare, prendersene cura attraverso processi standardizzati, condivisi e basati sui dati. In questo modo si supera una logica puramente reattiva, per passare a un approccio programmato e predittivo.
Il punto sul quale conviene soffermarsi in questa analisi è quello della pianificazione. Se sappiamo quando è stato effettuato un intervento di manutenzione, quali sono le condizioni di un bene e quali risorse economiche abbiamo a disposizione, possiamo pianificare con maggiore precisione gli interventi futuri. Possiamo decidere quando intervenire nuovamente su quel bene, possiamo ingegnerizzare la manutenzione di un’intera categoria di asset oppure riallocare le risorse tra diverse tipologie di patrimonio per prevenire situazioni di emergenza.
Ai concetti chiave della conoscenza, gestione e pianificazione, aggiungerei, grazie all’esperienza che stiamo portando avanti, il tema della prioritizzazione. Solo grazie a una conoscenza reale del patrimonio è possibile stabilire quali interventi abbiano la precedenza e solo in questo modo si dispone degli elementi necessari per utilizzare al meglio le risorse disponibili.
Dal punto di vista amministrativo, questo significa trasformare i costi che oggi sembrano inevitabili in opportunità di maggiore efficienza e di migliore governo del patrimonio pubblico, con benefici concreti per l’amministrazione stessa e per i cittadini.
Esistono KPI o numeriche già disponibili per rendicontare i benefici?
Gli indicatori sono diversi e in questo periodo stiamo lavorando anche alla definizione di un sistema di KPI, per misurare i risultati di questo progetto. Uno dei KPI più significativi per questo tipo di progettualità riguarda sicuramente la gestione economica del patrimonio. Un esempio è rappresentato dall’incremento delle entrate comunali derivanti dai canoni di concessione degli immobili. Un indicatore tutt’altro che scontato, ma estremamente rilevante.
Considerando che la pubblica amministrazione è chiamata a evolvere verso una gestione sempre più economico-patrimoniale, disporre di una conoscenza puntuale degli asset ci permette di rispondere non solo alle esigenze di manutenzione e gestione, ma anche a quelle economico-finanziarie, che sono strettamente collegate al patrimonio dell’ente.
Qual è la visione futura, anche in termini di collaborazione con altri enti?
Il nostro obiettivo è anche quello di favorire la contaminazione e la diffusione di buone pratiche e di modelli organizzativi efficaci. L’idea alla base del nostro progetto di asset management non è di costruire un modello valido solo per una singola area dell’amministrazione, quanto di sviluppare un modello valido per l’intera città, che possa essere adattato ed esportato anche in altri contesti. Naturalmente ogni territorio ha caratteristiche e priorità differenti: Palermo presenta determinate esigenze, mentre un Comune del Centro o del Nord Italia potrebbe averne altre. Proprio per questo è importante definire un approccio metodologico solido e replicabile, lasciando poi a ciascun ente la possibilità di adattarlo alle proprie necessità.
Pur con queste distinzioni siamo convinti che questo approccio potrebbe innescare un circolo virtuoso di confronto di esperienze tra amministrazioni. Pur partendo da esigenze diverse gli enti pubblici si muovono all’interno dello stesso quadro normativo e affrontano problematiche spesso molto simili. Per queste ragioni riteniamo che la contaminazione sia un valore. Siamo assolutamente favorevoli alla collaborazione e al confronto con gli altri enti del territorio e, più in generale, con tutte le amministrazioni che vogliano condividere esperienze, metodologie e buone pratiche.
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