I Grandi Eventi internazionali sono una opportunità di promozione delle eccellenze di un territorio, una vetrina sul Mondo dell’immagine di una Azienda, di un Paese, di una Cultura, che tuttavia hanno un effetto significativo anche in senso negativo sullo stesso territorio che cercano di promuovere.
La strada verso un futuro sostenibile dipende anche dalla capacità di trovare un equilibrio tra Grandi Eventi e impatto ambientale.
Cosa vuol dire oggi promuovere un evento sostenibile?
Secondo il United Nations Environment Programme – UNEP 2009 per evento sostenibile si deve intendere qualsiasi evento: “ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare un’eredità positiva alla comunità che lo ospita”.
Ogni iniziativa aziendale di sostenibilità è tanto più efficace e completa quanto più viene progettata con la partecipazione attiva degli stakeholder interessati, attraverso partnership di valore con soggetti pubblici e privati e il coinvolgimento della comunità di riferimento.
Uno standard di gestione per progettare e realizzare gli eventi in chiave sostenibile è sicuramente lo standard internazionale ISO 20121, che definisce appunto i requisiti di un sistema di gestione della sostenibilità degli eventi.
Ideata per poter essere applicata a qualsiasi organizzazione che abbia come obiettivo l’erogazione di un evento che tenga conto della sostenibilità ambientale, sociale ed economica, la norma UNI ISO 20121:2013 garantisce il rispetto delle norme cogenti applicabili al contesto di riferimento.
Lo standard UNI ISO 20121:2013 come modello di business sostenibile
Per poter implementare il sistema di gestione sostenibile degli eventi, la norma stabilisce degli step da seguire che di seguito sono riassunti.
Come ogni sistema di gestione strutturato secondo il Modello HLS, anche la UNI ISO 20121:2013 ha come punto di partenza, l’analisi del contesto: si procede individuando quale è l’ambito in cui l’evento viene a svolgersi, quali aspetti esterni ed interni possono influenzare il raggiungimento di determinati obiettivi e quindi l’implementazione del sistema di gestione.
Gli step del Sistema di Gestione della sostenibilità degli eventi
Per la definizione del contesto esterno, vengono posti in analisi i fattori correlati all’ambiente circostante che può influenzare l’organizzazione, come ad esempio l’ambiente culturale, sociale, politico, tecnologico non solo di interesse nazionale e internazionale, ma anche regionale o locale.
Per quanto riguarda il contesto interno, quindi la condizione interna dell’organizzazione, bisogna invece considerare la struttura dell’organizzazione, le politiche attuate per raggiungere determinati obiettivi, la cultura aziendale, le norme e le linee guida applicabili.
La determinazione degli stakeholder interessati all’erogazione dell’evento
Una volta definito il contesto, il passaggio successivo è quello di determinare chi sono gli stakeholders interessati all’erogazione dell’evento, andando ad indicare quali sono le esigenze e le aspettative di questi soggetti. La norma prevede la predisposizione, attuazione e il mantenimento di una procedura con la quale si identificano le parti interessate, definendo l’impegno congiunto sugli aspetti di sviluppo sostenibile (Ambientale, Sociale ed Economico), direttamente correlati al ruolo delle parti interessate nello svolgimento dell’evento.
L’identificazione delle parti interessate, se applicabile, deve includere:
- l’identificazione dell’organizzatore e/o proprietario dell’evento,
- l’indicazione della forza lavoro che si trova ad operare durante lo svolgimento dell’evento,
- l’individuazione di tutti i soggetti che svolgono il ruolo di fornitori,
- il censimento dei partecipanti e di chi usufruisce dell’evento organizzato,
- quali sono gli organismi di regolamentazione che sono stati coinvolti e che impongono determinati tipi di standard,
- la definizione della comunità che si vede influenzata dall’erogazione dell’evento, enunciando quali benefici ne può trarre.
Gli ambiti legati all’applicabilità del sistema di gestione
Una volta stabilito il contesto e le parti interessate allo svolgimento dell’evento, il passo successivo è la determinazione dei confini di applicabilità del sistema di gestione attraverso la definizione del campo di applicazione del sistema di gestione. Per la definizione del campo di applicazione, bisogna indicare a quale parte dell’evento organizzato si vuole applicare la norma o se la si vuole applicare a tutti gli eventi in essere.
Durante la fase di pianificazione di un sistema di gestione sostenibile degli eventi, dopo aver definito il contesto e le parti interessate, l’organizzazione deve analizzare quali sono i rischi e le opportunità associati per assicurare che il sistema di gestione sostenibile degli eventi possa raggiungere gli esiti previsti, prevedere e ridurre gli effetti indesiderati e raggiungere il miglioramento continuo.
Affinché un sistema di gestione possa essere efficace e correttamente implementato, l’alta direzione (Leadership) deve dimostrare impegno nei riguardi del sistema di gestione, garantendo la definizione delle politiche di sviluppo sostenibile e degli obiettivi, fornendo anche le risorse necessarie per il loro raggiungimento (sia umane che materiali).
Le politiche di sviluppo sostenibile dovrebbero tenere in considerazione almeno l’impegno ad essere d’esempio sulle tematiche di sviluppo sostenibile e la volontà di voler migliorare costantemente le prestazioni degli eventi organizzati.
Al fine di implementare in maniera adeguata il sistema di gestione sostenibile degli eventi è imprescindibile l’impegno da parte dell’alta direzione poiché in possesso dei poteri attuativi delle politiche e degli obiettivi di sviluppo sostenibile stabiliti.
Implementazione di una procedura dedicata agli aspetti di sviluppo sostenibile
A differenza delle altre norme aventi struttura ad HLS, la UNI ISO 20121:2013 impone l’implementazione di una procedura in cui sono indicati gli aspetti di sviluppo sostenibile.
La procedura deve essere documentata, condivisa con le parti interessate e non solo gli aspetti che possono influenzare direttamente ma anche quelli indiretti. Gli aspetti da considerare sono i seguenti:
- Ambientali – Conservazione delle risorse, riduzione delle emissioni in atmosfera, biodiversità e conservazione della natura.
- Sociali – Tutela della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, parità tra uomo e donna e diritti delle popolazioni del luogo.
- Economici – Innovazione e Commercio equo e solidale.
Una volta definiti i vari aspetti (Ambientali, Sociali ed Economici), l’organizzazione che intende implementare un sistema di gestione sostenibile degli eventi, deve implementare una procedura con la quale identifica e accede alle prescrizioni legali applicabili al contesto organizzativo e successivamente identificare quali sono gli obiettivi da dover raggiungere che dovranno essere monitorati, resi noti e costantemente aggiornati.
Per poter raggiungere gli obiettivi stabiliti, è fondamentale che le risorse (materiali e umane) siano sufficienti e adeguate. È importante che le persone siano competenti e consapevoli del ruolo svolto all’interno dell’organizzazione ma soprattutto dei benefici che possono arrecare agli aspetti di sviluppo sostenibile. Questa misura presuppone un presidio ed una tenuta sotto controllo dei processi aziendali. Il controllo deve essere garantito non solo sui processi interni all’organizzazione ma anche sui processi affidati all’esterno dell’organizzazione (outsourcing) che possono impattare sulla sostenibilità dell’evento organizzato.
L’organizzazione che adotta un modello di sostenibilità degli eventi deve monitorare a intervalli pianificati le prestazioni del sistema di gestione attraverso degli audit interni con i quali viene stabilito se il sistema è conforme ai requisiti identificati dall’organizzazione e dalla norma e se la politica e gli obiettivi di sviluppo sostenibile sono stati raggiunti. Periodicamente, l’alta direzione deve riesaminare l’intero sistema di gestione sostenibile degli eventi per verificare la continuità, l’applicazione e l’adeguatezza dello stesso. Inoltre, affinché sia garantita la costante adeguatezza del sistema, in caso si riscontrino dei discostamenti rispetto a quanto pianificato, le cosiddette non conformità, queste devono essere rilevate, registrate ed opportunamente risolte per garantire la compliance nei confronti della norma.
I benefici dello standard di sostenibilità degli eventi
In conclusione, i benefici dell’applicazione della norma UNI ISO 20121:2013 sono molteplici. Non solo per le organizzazioni stesse che sono viste come società virtuose agli occhi degli aderenti all’evento, ma in particolar modo per gli enormi benefici arrecati all’ambiente, alla società e all’economia attraverso:
- Il miglioramento e la semplificazione della gestione dell’evento
- Il miglioramento degli impatti lungo tutta la catena di fornitura dell’evento
- L’accrescimento della consapevolezza e del rispetto da parte del personale delle tematiche sostenibili
- La garanzia del rispetto delle norme cogenti applicabili all’organizzazione
- La protezione della biodiversità
- L’apertura verso nuovi clienti attenti alle tematiche sostenibili
