Quando si parla di sostenibilità, spesso si tende a far riferimento a un grosso, svantaggioso compromesso. Svantaggioso perché presuppone la tutela dell’ambiente a scapito della crescita delle attività umane, e nella fattispecie di quelle produttive. Non è così. Un approccio sostenibile al business altro non è che il risultato di un processo di maturazione del management: gestire un’azienda per trasformarla in un’organizzazione di successo non vuol dire semplicemente guardare alle numeriche economiche, significa avviarsi su un percorso di sviluppo che contribuisca a far progredire l’intero ecosistema in cui è inserita l’impresa. La logica conseguenza di una scelta del genere è il progresso dell’impresa stessa, e senza i – troppo spesso nefasti – effetti collaterali di una crescita non armonizzata con l’ambiente circostante.
Un approccio sostenibile ai sistemi di stampa: una scelta win-win
Se sul piano delle strategie di business di lungo termine questo concetto è di applicazione tutt’altro che semplice e richiede una concertazione con partner, stakeholder e amministratori locali, rispetto alla quotidianità può trovare diversi casi pratici da attuare rapidamente.
Il primo è quello relativo al print management. Stampare meno non vuol dire fare rinunce: significa stampare meglio e con maggiore consapevolezza, in funzione delle reali esigenze dei lavoratori. Ed è un passo fondamentale sia per rendere più performanti i flussi documentali, sia per ridurre l’impronta ecologica dell’azienda, risparmiando carta e riducendo i costi relativi allo smaltimento e alla sostituzione dei consumabili. Ancora una volta, si tratta di una scelta win-win.
La nuova dimensione del printing nell’era del lavoro agile
Ma in che modo un’azienda può cominciare a stampare meglio? Senz’altro equipaggiandosi con hardware all’avanguardia, in grado cioè non solo di ridurre sistematicamente i consumi energetici, di carta e di inchiostro, ma anche di ottimizzare il tipo di stampa in base alle effettive esigenze degli utenti e dei team di lavoro.
Bisogna infatti considerare il rapido processo di trasformazione che ha investito gli spazi aziendali: l’emergenza sanitaria non ha fatto altro che accelerare un fenomeno già in atto, quello della digital disruption, che ha a sua volta innescato una serie di cambiamenti irreversibili nei tradizionali rapporti azienda-lavoratori. Lo smart working – inteso come l’insieme delle attività gestite da remoto o in mobilità – è solo un aspetto di questa metamorfosi: anche gli uffici e gli ambienti condivisi all’interno degli headquarter stanno subendo un riassetto radicale. E chi progetta e organizza i sistemi di stampa aziendali deve necessariamente tenere conto di questa evoluzione, se vuole massimizzare l’efficienza dell’utilizzo delle periferiche, a vantaggio del business e dell’ambiente.
Da una parte occorre quindi un’architettura flessibile. Dall’altra servono dispositivi agili e duttili, capaci di interpretare ruoli diversi e di implementare opzioni e funzionalità facendo affidamento più sul software che sull’hardware, possibilmente con logiche as-a-service e moduli addizionali on-demand. Ed è qui che entrano in scena i veri protagonisti di questa rivoluzione: i servizi di stampa gestita (Managed Print Services, MPS).
Managed Print Services: incrementare prestazioni ed efficienza grazie all’analisi dei dati
Grazie al cloud, è possibile stravolgere i classici paradigmi basati su strutture di costo fissi e accedere a veri e propri servizi di stampa erogati con meccanismi pay-per-use, che evidenziano l’impatto di ciascun processo in modo trasparente e misurabile. I Managed Print Services – forniti da provider specializzati, tipicamente via cloud – consentono inoltre di personalizzare al massimo il tipo di funzioni per ogni area aziendale, trasformando di fatto le stampanti in end-point che non necessitano di nuove installazioni o aggiornamenti ogni volta che cambiano le esigenze e gli obiettivi di business dei vari team che le utilizzano.
Anche i cicli di ricarica dei consumabili traggono significativi vantaggi da un approccio del genere. Essendo ogni utilizzo rendicontato, storicizzato e analizzato, le piattaforme di print management sono in grado di prevedere con sempre maggiore accuratezza i tempi e i modi di fruizione dell’intero parco macchine, e riescono così a pianificare gli interventi di sostituzione e manutenzione, migliorando sensibilmente la supply chain. E questo è ovviamente un beneficio di ugual valore per l’azienda e per il suo ecosistema.
Ma è solo l’inizio. Grazie al tracciamento dei risultati e all’adozione di specifici strumenti di analisi dei KPI (accessibili da cruscotti con interfacce intuitive), ogni azienda, a prescindere dalla sua complessità organizzativa, può individuare eventuali colli di bottiglia, possibili personalizzazioni e margini di miglioramento per potenziare in modo esponenziale l’efficacia delle attività di stampa. E quindi, in ultima analisi, per ridurle sul fronte della quantità senza però scendere a compromessi sulla qualità.
Fondamentale, per innescare questo circolo virtuoso, è fare affidamento su un partner dotato delle tecnologie e delle competenze necessarie a promuovere e sostenere il cambiamento. Non si tratta, infatti, solo di implementare nuove soluzioni. La vera sfida sta nel rendere l’intera popolazione aziendale partecipe dei veri obiettivi della trasformazione che si intende affrontare. Un partner aiuta il top management a osservare la situazione da una prospettiva diversa, e a far collimare obiettivi che solo apparentemente sembrano muoversi su direttrici diverse.
Portare le persone a toccare con mano cosa vuol dire davvero “stampare meno, stampare meglio”, d’altra parte, significa prima di ogni altra cosa comprenderne le esigenze e da lì guidarle all’acquisizione di una nuova consapevolezza, che genererà valore per il business e per l’ambiente.
Il valore di un partner nella scelta di una stampa sostenibile: l’offerta di Project Informatica
“Sono due i versanti su cui è necessario agire in questo senso”, spiega Amos Mirandoli, Sales Account Manager & Pre-Sales Specialist for Printing Solutions di Project Informatica, società specializzata in soluzioni per la digitalizzazione di business, tra cui spiccano i Managed print services. “Il primo riguarda il tema dell’hardware, naturalmente: sono le macchine stesse che, a seconda della tecnologia adottata, possono generare risultati più o meno consistenti per ridurre l’impronta delle operazioni di stampa sull’ambiente. Per esempio, è importante valutare l’offerta di brand che hanno scelto di puntare sull’inchiostro liquido, che ha un impatto ecologico minore rispetto ai sistemi basati su cartucce e toner. Altri vendor, pur adoperando tecnologie più tradizionali, pongono maggiore attenzione sui programmi di ritiro dei consumabili, attraverso logiche di riciclo che permettono di raccogliere le plastiche, rigenerarle, riutilizzarle e quindi non disperderle nell’ambiente. C’è poi chi continua a fare progressi nell’abbassare i punti di fusione del toner, dando vita a macchine che consumano sempre meno energia, e i cui risultati sono certificati”
L’altra faccia della medaglia è quella del software. “Una gestione oculata del parco macchine è essenziale per massimizzare i benefici offerti dai vari tipi di hardware”, nota Mirandoli. “Il software aiuta a gestire i dispositivi e a comprendere cosa conviene installare in base alle esigenze delle varie divisioni aziendali, fornendo alle diverse tipologie di utenza tutte le funzionalità di cui hanno bisogno. Il controllo via gestionale è fondamentale anche per dare visibilità sui consumi e per abilitare l’accesso alle stampanti tramite badge, un ulteriore strumento per limitare gli sprechi di carta”.
Project Informatica, in qualità di partner strategico, accompagna le imprese lungo i due versanti, aiutando l’organizzazione a investire in maniera oculata su sistemi di stampa performanti e a basso impatto ambientale. “Attraverso le nostre analisi preliminari, aiutiamo il cliente a inquadrare meglio le effettive necessità degli utenti. Il già citato inchiostro liquido, per esempio, spesso non è ancora percepito come una soluzione per le aziende. Ma studiando attentamente il contesto e distribuendo correttamente la tecnologia, valutando pro e contro in termini di qualità di stampa, diventa possibile individuare i contesti in cui questo tipo di soluzione risulta vincente, con un netto risparmio sui costi e sull’impronta ambientale.
Project Informatica affianca il cliente sia nella fase di analisi sia in quella di consolidamento, sia – laddove occorra – in quella di training: l’obiettivo del lavoro svolto a quattro mani è quello di minimizzare il rapporto costo/copia in termini di consumo installando le macchine giuste al posto giusto e gestendo in maniera trasparente i volumi di stampa in funzione di come si esprime, area per area, ciascuna esigenza”.
