Indagine

Trasformazione digitale: la chiave di volta per la gestione sostenibile della mobilità aziendale

Pur essendoci sempre maggiore consapevolezza sulle opportunità offerte dalla trasformazione digitale per gestire, scegliere e acquistare i viaggi e le trasferte di lavoro in ottica di risparmio, qualità, sicurezza, sostenibilità e soddisfazione delle persone, rimane un freno culturale. I risultati della ricerca commissionata da Soldo e svolta da Travel for Business

Pubblicato il 30 Nov 2022

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Parlano molto chiaro i dati della nuova ricerca commissionata da Soldo e svolta da Travel for Business sulla mobilità e i pagamenti aziendali. L’indagine, svolta su un campione di Travel Mobility Manager delle principali aziende italiane, ha dato vita ad un white paper che fotografa un settore ancora in piena evoluzione e segnato da forti contraddizioni, a partire dalle priorità. In primis, la gestione dei viaggi e delle trasferte, così come quella degli spostamenti dei cosiddetti commuters, viene ancora gestita da una molteplicità di figure interne all’azienda, con ridondanza di ruoli e uno scarso controllo dei flussi e della tracciatura dei costi: un dato che collide con le priorità assegnate a questi ruoli, che vedono la gestione del processo e l’ottimizzazione della spesa come le due aree di maggior importanza per il 56% dei Travel Mobility Manager (e atteso invece dall’81% dei CEO delle aziende).

Nonostante i criteri ESG rientrino tra le priorità, soprattutto future, solo il 3% ha avviato il processo di compensazione delle emissioni di CO2 e il 24% non ha ancora avviato nessuna iniziativa per promuovere la mobilità sostenibile, contro un 76% che ha concentrato i suoi sforzi nell’attivazione dello smart working gestendolo con piani di sensibilizzazione dei dipendenti. Per tutti, è chiarissimo che la strada da intraprendere – e senza attese – è quella della digitalizzazione: l’unica che consenta, se sposata dall’intera azienda, di risparmiare risorse e tempi, di innovare verso la sostenibilità, qualificare le risorse e attrarre nuovi talenti. Tra gli ostacoli svetta al primo posto (62%) il superamento di una gestione amministrativa tradizionale consolidata, rivelando la refrattarietà delle aziende italiane all’innovazione soprattutto se pensata in modo trasversale su tutta l’azienda e non all’interno dei singoli dipartimenti o delle singole unità di business.

“Ormai è chiaro, il cambiamento a cui stiamo assistendo è inevitabile e irreversibile, la macchina è in moto e non si può pensare di non integrare questa rivoluzione” commenta Rosemarie Caglia, CEO di Travel for business. “La non automatizzazione porterebbe con sé rischi enormi. La necessità di adattarsi a nuove soluzioni di gestione più avanzata rispetto al passato è una priorità crescente delle aziende e degli stessi Travel Mobility Manager che, non solo hanno il grande compito di tenere sotto controllo le spese della mobilità, ma anche quello di trovare soluzioni capaci di ottimizzare tempo e aumentare la produttività delle risorse. Un percorso che necessiterà di una collaborazione stringente con i diversi dipartimenti aziendali e, nello stesso tempo, di un coordinamento proficuo per sostenere la crescita digitale, la sostenibilità e la soddisfazione di tutti gli utenti aziendali”.

Nuova figura del Mobility Manager: obbligo di legge, ma in Italia…

Nonostante l’obbligo introdotto dal “Decreto Rilancio” di nominare un Mobility Manager in ogni azienda o ente pubblico con più di 100 dipendenti, solo il 34% delle aziende intervistate dichiara di averlo nominato e di avere realizzato il PSCL, il documento che evidenza i piani degli spostamenti casa-lavoro, mentre il 17% lo ha solo nominato e il 21% non ha ancora avviato nessuna di queste iniziative.

Il Travel Manager (solo nel 16%) gestiscono ancora troppo poco in toto la mobilità: per il 26% delle aziende rispondenti sono più funzioni a interagire nella gestione delle trasferte, mentre la gestione si divide in modo equo tra gli assistenti di direzione, la funzione acquisti e servizi generali e gli stessi dipendenti (tutti ognuno al 13%), mentre il 10% dei viaggi è gestito direttamente dalla direzione HR.

Scarsa l’adozione di tecnologie per il controllo della spesa

Nota dolente per tutti, il controllo della spesa, che rimane per il 52% gestita con un controllo a posteriori o affidata a Travel policy di condotta di comportamento per il 43%. Solo il 5% dichiara di avere implementato un sistema di controllo delle spese in tempo reale: mentre si attestano al 33% le società che hanno un sistema IT in grado di integrare il pagamento digitale col sistema amministrativo aziendale. Prioritaria per tutti (67%) è la gestione automatizzata delle note spese, seguita dalla dematerializzazione dei documenti delle spese di viaggio che il 57% dei rispondenti vorrebbe avere, sia come richiesta dall’alto che come desiderata dei dipendenti. Il 35% non dispone ancora di soluzioni digitali per la gestione dei pagamenti per il Travel e Mobility management mentre il 65%, attrezzato sotto questo profilo, non le trova pienamente integrate, complete e soddisfacenti come vorrebbe.

“Dalla ricerca emerge chiarissima la consapevolezza diffusa e ubiqua della necessità di una trasformazione digitale di questi servizi, che sono poi l’ossatura delle aziende italiane: siamo molto ottimisti sui prossimi mesi – dichiara Davide Salmistraro, Country Manager di Soldo in Italia – La fiducia che i più grandi fondi di investimento internazionali ci hanno dato dice che la gestione oculata dello spend management è davvero la chiave di volta per rendere le aziende sempre più performanti, ricche e felici”.

Nuova attenzione ai criteri ESG

New entry nelle priorità sono i tre cardini dell’ESG. Entrano infatti in classifica, tra le priorità future, la sicurezza nelle trasferte e i servizi per il benessere in viaggio, visti come utili per il 52% dei rispondenti mentre, anche frutto delle nuove politiche di diversity, per il 71% diventa prioritario ridisegnare servizi dedicati a persone con disabilità.

Venendo poi agli aspetti legati al green e alla sostenibilità, il 47% degli intervistati non ha ancora messo in atto alcuna attività per la gestione di trasferte sostenibili, mentre il 20% ha introdotto linee guida, il 10% ha selezionato fornitori con programmi a basso impatto ambientale e una restante percentuale frammentata in iniziative considerate di minore importanza: solo il 3% ha avviato il processo di compensazione delle emissioni di CO2 mentre una piccola percentuale illuminata sta pensando, anche spinta dai dipendenti, di produrre note informative per i viaggiatori della propria impronta sul pianeta a seconda della modalità di viaggio utilizzata.

Per promuovere la mobilità sostenibile, il 24% non ha ancora avviato nessuna iniziativa contro un 76% che ha concentrato i suoi sforzi nell’attivazione dello smart working gestendolo con piani di sensibilizzazione dei dipendenti. Solo il 17% ha attivato un piano di monitoraggio del programma degli spostamenti casa lavoro. Ancora residuali: l’introduzione di soluzioni tecnologiche per la mobilità come app o la selezione di fornitori che ottimizzino gli spostamenti come car pooling, car sharing, bike sharing e altro.

Non esiste sostenibilità senza soluzioni digitali

Per tutti però, non esiste sostenibilità senza soluzioni digitali: la digitalizzazione e la trasformazione digitale sono la chiave di volta per rivoluzionare anche la gestione della mobilità aziendale per il 79% dei rispondenti. Alla domanda quali servizi di smart mobility vorresti pagare digitalmente, il 92% risponde la mobility pay per use. L’80% vorrebbe dei servizi in sharing, con un 20% che già li ha. Il 73% vorrebbe avere dei parcheggi pubblici o privati da utilizzare, con un 27% che si è già attivato, per aiutare i dipendenti anche nell’epoca della pandemia con spostamenti più sicuri. Il 71% vorrebbe avere la possibilità di pagare comodamente servizi di carpooling. Tra i passi in avanti fatti dalle aziende, la mobilità elettrica: con un 34% di rispondenti che hanno già implementato soluzioni di ricarica e un 56% che ci sta pensando, una delle attivazioni più forti e su cui le aziende dimostrano di avere una maggiore sensibilità.

Priorità, ostacoli e benefici

Alla domanda su cosa risulti più importante nell’automazione dei processi di pagamento, il 68% risponde la semplificazione del processo in vista di un incremento della produttività delle risorse. Il resto della torta è diviso tra la semplificazione del processo di rendicontazione e l’ottenimento di un servizio che permetta un controllo efficiente dei costi e dei processi aziendali. Nella digitalizzazione dei processi, il 61% vede un’ottimizzazione del tempo delle risorse impiegate nel controllo delle spese ancora più dell’avere dati precisi per il controllo in tempo reale della spesa: ma tra gli ostacoli svetta al primo posto (62%) il superamento di una gestione amministrativa tradizionale consolidata, rivelando la refrattarietà delle aziende italiane all’innovazione soprattutto se pensata in modo trasversale su tutta l’azienda e non all’interno dei singoli dipartimenti o delle singole unità di business.

È chiarissimo però, al 35%, che non digitalizzare significa in primis uno spreco di risorse che potrebbero essere invece messe a frutto nella crescita aziendale e incorrere nel rischio di un’insoddisfazione e di più una scarsa capacità attrattiva o di retention nei confronti di nuovi o vecchi dipendenti. Tra i maggiori benefici attesi dalla gestione automatizzata e digitale, con quattro risposte a pari merito con circa il 25% a testa, la gestione automatizzata e semplificata del processo delle spese di viaggio, la gestione della mobilità aziendale in chiave sempre più sostenibile quindi coerente, la gestione più efficiente dei rimborsi delle spese ai viaggiatori e una gestione delle risorse in viaggio sempre più ottimale e pensata per il benessere di ogni singola figura in azienda.

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