Cosa si intende per facility management?
Il facility management è l’insieme dei servizi e delle attività che garantiscono il funzionamento efficiente, sicuro e continuativo di edifici, impianti e spazi di lavoro.
Nel facility management rientra la gestione operativa delle infrastrutture “non core” di un’azienda, rispetto al business principale, strutture in ogni caso indispensabili per far lavorare al meglio le persone e garantire la qualità dei processi.
Quali sono gli obiettivi del facility management?
L’obiettivo primario del facility management è assicurare comfort, qualità, conformità normativa e continuità operativa, ottimizzando costi e risorse. In questo senso rientrano in questa funzione la manutenzione ordinaria e straordinaria di impianti elettrici, termici, idraulici e di climatizzazione.
In termini di attività, il facility management include servizi come pulizie, sicurezza, reception, gestione accessi, antincendio e piani di emergenza. Più recentemente il facility management ha esteso i propri confini comprendendo servizi come lo space management: la gestione e assegnazione degli spazi, l’impostazione dei layout, i traslochi interni e la gestione delle postazioni di lavoro.
Sempre più frequentemente, in funzione della tipologia delle imprese in cui si svolge questa funzione integra la gestione energetica e la sostenibilità: con tutta una serie di resposnabilità legate a consumi, efficienza, monitoraggi, certificazioni e obiettivi ESG.
Facility management come disciplina che fa funzionare gli ambienti e gli spazi
Concretamente il Facility Management può essere tradotto letteralmente in “gestione delle strutture” e identifica una funzione lavorativa in azienda a cui spetta il compito di gestire e coordinare lo spazio di lavoro di modo che sia funzionale e “comodo” per i dipendenti, affinché, allo stesso tempo, possa contribuire a perseguire gli obiettivi core dell’azienda.
In altre parole, il facility management può essere considerata come la disciplina aziendale che “fa funzionare” ambienti, luoghi e infrastrutture, creando le condizioni per unire produttività, sicurezza e benessere.
Da dove arriva il significato di facility management?
Il significato di facility management può essere ricondotto alla necessità di controllare tutte le attività indipendenti dal business principale dell’azienda (ad esempio le reti telefoniche e di telecomunicazione, la sicurezza aziendale e sul lavoro, i servizi di manutenzione, il servizio di mensa, gli uffici, le commodities e le utilities e così via) con l’impegno a ottimizzare gli spazi, gestire al meglio le risorse e in particolare l’energia, e in definitiva migliorare l’esperienza sul posto di lavoro.
Un rapporto stretto e diretto con l’ambiente costruito
Per garantire la funzionalità dell’ambiente costruito, la professione del facility management abbraccia più discipline integrando persone, luoghi, processi e tecnologie: il tutto in un approccio integrato che, attraverso la progettazione, la pianificazione e la erogazione di servizi di supporto dell’attività principale dell’azienda, mira ad aumentare l’efficacia dell’organizzazione e a renderla capace di adattarsi con facilità e rapidità ai cambiamenti del mercato, influenzando il valore a breve e lungo termine di proprietà, edifici e attrezzature.
Quali sono state le principali evoluzioni del facility management?
Come abbiamo visto il facility management si consolida come “la disciplina aziendale che coordina lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e l’attività propria dell’azienda. Integra i principi della gestione economica e finanziaria d’azienda, dell’architettura e delle scienze comportamentali e ingegneristiche”. Questa la definizione di IFMA International Facility Management Association.
In altri termini, il facility management è il processo di progettazione, implementazione e controllo attraverso il quale le facilities (ovvero gli edifici e i servizi necessari a supportare e facilitare l’attività dell’azienda come elettricità, gas, impianti idraulici, illuminazione, pulizia, ristorazione, portineria, controllo e così via) sono reperite e gestite. Una gestione di risorse attraverso attività al fine di fornire e mantenere quei livelli di servizio che permettono di soddisfare le esigenze aziendali, creando un ambiente di lavoro di qualità nel rispetto degli obiettivi di spesa definiti da ciascuna azienda.
Il facility management presuppone l’integrazione di una serie di attività e una struttura di gestione che, oltre a competenze economico-finanziarie, deve possedere cognizioni specifiche di tipo ingegneristico, architettonico, organizzativo e relazionale. Tale struttura di gestione delle risorse è chiamata Facility Department con a capo il Facility Manager.
Facility manager: chi è e quali sono le sue mansioni
La responsabilità in capo alla figura del facility manager è ampia e comprende l’area strategica, di analisi e controllo e gestionale-operativa relativamente al patrimonio immobiliare strumentale, ai servizi tecnici, accessori, generali, ecc. Le prime due aree sono da considerarsi strategiche per l’azienda e costituiscono l’attività predominante del Facility Manager, alle quali dedica la maggior parte del proprio tempo e delle proprie energie.
La funzione strategica del facility management
L’aspetto strategico concerne ogni decisione relativa alla politica di gestione e reperimento dei servizi, di distribuzione delle risorse da impiegare per supportare gli obiettivi corporate (predisposizione e gestione del budget, ripartizione dei costi, ecc.), di scelta del fornitore, ecc.
Quello analitico è relativo alla comprensione delle necessità dei Clienti Interni relative ai servizi, al controllo dei risultati della gestione e dell’efficienza nell’erogazione del servizio, all’individuazione di nuove tecniche e tecnologie che supportino il business aziendale. Si tratta quindi di un aspetto fondamentale per far sì che il facility management contribuisca fattivamente al conseguimento degli obiettivi dell’azienda.
Il coordinamento funzionale di tutti i servizi alla base del facility management
L’aspetto gestionale-operativo concerne la gestione e il coordinamento di tutti i servizi complessivamente intesi (non dei singoli servizi) e include la definizione di sistemi e procedure e l’implementazione e reingegnerizzazione dei processi di erogazione.
Elevato è anche il livello di managerialità: il facility manager ha infatti necessità di conoscere a fondo le strategie aziendali per poter progettare servizi e spazi di lavoro utili ad agevolare il cambiamento organizzativo che magari comporta la realizzazione di nuovi spazi di lavoro, il trasferimento della sede aziendale, nuove costruzioni e/o ristrutturazioni, progettazione e design di interni, ecc. e contribuire al contempo, al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
La giornata “tipo” di un facility manager
Se guardiamo ad una giornata “tipo” di un facility manager, possiamo notare che le attività di cui si occupa sono diverse, ma tutte legate tra loro. Anzitutto, si tratta di prendere parte a riunioni con il Top Management e/o con i Manager delle diverse Business Unit, con la missione di definire le strategie e le politiche di gestione delle facility e di individuare le necessità di servizio. In questo caso, si tratta di un compito di tipo relazionale e decisionale.
In secondo luogo, il facility manager si occupa di gestire gli aspetti economico-finanziari, vale a dire previsioni di spesa, stesura budget, benchmarking, analisi degli scostamenti budget-consuntivo, definizione modalità di ripartizione costi, ecc. Un’altra responsabilità riguarda l’analisi a valle della qualità dei risultati della gestione a cui concorrono i report dei fornitori di servizio, le visite ispettive, le riunioni con i fornitori, ecc.
Dalla progettazione dei servizi alla loro gestione operativa
La figura del facility manager è molto concreta: infatti, è responsabile della progettazione dei servizi (stesura procedure operative, definizione strategie e piani di manutenzione, ecc.) e della gestione operativa (ricezione richieste dal Cliente Interno, contatto con i fornitori, ecc.). Attività che sono svolte direttamente dalla struttura del Facility Department (che può essere interna, esterna o mista).
In definitiva, il facility manager deve non solo saper maneggiare numeri e bilanci, e gestire risorse, ma anche essere in grado di interpretare le strategie dell’azienda, coglierne le esigenze presenti e future e utilizzare i migliori strumenti e la metodologia più adatta di controllo. Deve inoltre saper utilizzare gli strumenti più idonei a influenzare le scelte dell’azienda e a veicolare il cambiamento; deve quindi riuscire ad intervenire nel contesto dello sviluppo del business con una notevole capacità di coinvolgimento e integrazione di persone, risorse e strutture.
La differenza tra facility management interno e diverse forme di esternalizzazione
Constatato che il ruolo del facility manager è centrale per il core business e il successo di un’azienda, può essere talvolta esternalizzato con alcune fasi del processo produttivo (o di supporto) che vengono affidate a ditte terze, al fine di concentrare le risorse sul core business principale dell’impresa.
Come e perché pensare all’outsourcing del facility management
L’outsourcing segue un principio fondamentale: ogni volta che un’azienda impegna risorse interne per attività o funzioni che richiedono asset specifici e dunque infungibili, rischia di sacrificare il proprio valore strategico e compromettere il potenziale vantaggio competitivo.
Affidare a soggetti esterni tali mansioni significa non solo sgravarsi da compiti e responsabilità che tali processi richiedono, ma anche godere del potenziale vantaggio di affidare tali funzioni a realtà più specializzate e competenti, in grado di operare con maggiori efficienza, capacità e qualità.
Ovviamente il facility manager “esterno” dovrà fornire e mantenere livelli di professionalità elevati, garantendo che tutte le esigenze dell’azienda vengano mantenute correttamente, cercando di risparmiare il più possibile in modo da non impattare negativamente sui costi aziendali.
Esternalizzare i servizi di facility management comporta numerosi vantaggi per la propria azienda. Primo tra tutti, una riduzione dei costi e la possibilità di avvalersi di contratti flessibili. Inoltre, si potrà contare sull’aiuto e sull’esperienza di personale altamente qualificato, che attraverso criteri oggettivi di misurazione e valutazione, potrà proporre le strategie e le soluzioni adatte a semplificare le attività della azienda.
I servizi offerti: tre tipologie di operatori
Sempre secondo IFMA, il mercato dell’offerta di Facility Management in Italia può essere ricondotto sostanzialmente a tre tipologie di operatori.
Fornitori mono e miltiservizio
La categoria più diffusa nel nostro panorama economico è quella dei fornitori mono e multiservizio: hanno maturato nel tempo una competenza nell’erogazione del servizio, del quale forniscono esclusivamente la parte operativa, sviluppando con il cliente un rapporto basato sulla singola prestazione. Queste realtà hanno la loro specificità sia nell’erogazione di servizi ad alto contenuto di manodopera, come ad esempio le pulizie, sia in quelli ad un elevato contenuto tecnologico, come le manutenzioni. La maggior parte dei fornitori prestazionali opera a livello locale per aziende di piccole dimensioni, mentre altri sono diventati interlocutori privilegiati di operatori più grandi (acquisendo così il ruolo di sub-fornitore). Inoltre, sono in atto processi di crescita, di fusione e di acquisizione, applicate dalle aziende monoservizio allo scopo di crescere a livello dimensionale e di accrescere il proprio peso economico per competere sul mercato in un’ottica rinnovata.
Fornitori e gestori di servizi specifici
L’offerta dei gestori di servizi specifici è caratterizzata da una forte integrazione verticale, perché in grado di rispondere alle esigenze del cliente, dallo sviluppo del servizio all’erogazione fino al controllo attraverso la conseguente reportistica. Si tratta di aziende fortemente competitive in una determinata attività per la quale hanno maturato un forte skill gestionale, tecnologico e operativo, in grado di garantire al cliente un servizio completo. Il loro punto di forza è nella capacità, non solo di erogare il servizio, ma di gestirlo “in toto”, sfruttando sinergie interne e risorse qualificate. Questa categoria di fornitori può essere identificata per specifici servizi erogati: progettazione e gestione spazi, gestione documentale, gestione flotte auto, gestione viaggi aziendali.
I Global outsourcer o Facility company
Infine, ci sono le società di facility management (dette anche Global Outsourcer o Facility Company): soggetti economici in grado di porsi sul mercato come gestori di più servizi e di instaurare con il cliente una vera e propria partnership, orientata alla garanzia sul risultato e alla piena condivisione degli obiettivi. Si distinguono per l’abilità nel rispondere efficacemente alle esigenze del cliente. Sono aziende che, attraverso proprie risorse si occupano in prima persona dell’acquisto, dell’erogazione e del controllo del servizio, rispettando standard qualitativi stabiliti a priori. Queste realtà hanno come interlocutori le aziende di medie e grandi dimensioni, possiedono un’elevata capacità di spesa, e sono dotate delle più evolute tecnologie e di avanzati sistemi di gestione delle informazioni.
Principali modelli organizzativi
In anni di lavoro al fianco dei Facility Manager e di confronto con i soggetti operanti sul mercato del facility management, IFMA Italia ha mappato i principali modelli organizzativi all’interno delle aziende nelle quali è collocato un Facility Manager. Ciò ha permesso di classificare le diverse realtà in tre macro casi che riprendiamo di seguito.
Situazione in cui non è ancora presente una funzione di facility management
Un primo caso riguarda soprattutto aziende italiane vecchio stampo e aziende pubbliche che ancora non hanno recepito i vantaggi della gestione integrata dei servizi sotto un unico “cappello” o che devono ancora modificare l’organizzazione interna. In questi scenari, non esiste un’unica figura responsabile per le facility né un facility department indipendente dalle altre funzioni aziendali. La gestione dei servizi è suddivisa tra diverse strutture (per esempio economato, amministrazione, risorse umane, servizi generali, ecc.).
Aziende che hanno integrato responsabilità originariamente suddivise
Nel caso di grosse aziende italiane che hanno man mano integrato le responsabilità originariamente suddivise, solitamente esiste una figura responsabile dei servizi a capo di un facility department. I servizi vengono gestiti all’interno ed erogati con personale esterno e/o interno.
Multinazionali con strutture di facility department
Nelle multinazionali, invece, che hanno replicato in Italia la struttura adottata già da diversi anni dalla casa madre, esiste un facility manager a capo di un facility department costituito da risorse esterne (il Middle Management impiegato all’interno del Facility Department è dipendente di una Società di Facility management).
Facility management e sustainability management: una relazione sempre più stretta
Facility management e sustainability management sono sempre più intrecciati perché condividono lo stesso “campo di gioco”: edifici, impianti, servizi e risorse.
Il facility management gestisce l’operatività quotidiana (manutenzioni, HVAC, illuminazione, sicurezza, pulizie), mentre il sustainability manager con le sustainability management solutions definisce obiettivi, KPI e strategie ESG.
Sempre più spesso sono chiamati a lavorare insieme e grazie a questa collaborazione la sostenibilità smette di essere un documento e diventa un insieme di scelte operative misurabili.
Il contributo principale è sull’energia: il facility ottimizza consumi, set-point, manutenzione e sistemi di controllo, rendendo possibili target di decarbonizzazione.
Entra poi la gestione dell’acqua e dei rifiuti: riduzione sprechi, tracciabilità, corretta raccolta e contratti con fornitori coerenti con criteri ESG.
Anche gli acquisti contano: prodotti per pulizia, materiali, arredi e servizi possono ridurre l’impronta ambientale se selezionati con logiche green procurement.
La sostenibilità sociale passa da qui: qualità dell’aria indoor, comfort termico, sicurezza e benessere delle persone dipendono dalla gestione degli spazi.
E la “Governance” si traduce in procedure, audit, conformità normativa e reportistica: senza dati del facility non esistono reporting ESG solidi.
Facility management ed energy management: perché devono lavorare assieme?
Facility management ed energy management sono due discipline complementari considerando che chi governa edifici e servizi ha bisogno della massima collaborazione con chi ottimizza consumi, costi e performance energetiche.
Nella pratica, l’energy management vive in buona misura dentro il facility, perché la maggior parte dei consumi è legata a impianti gestiti quotidianamente (HVAC, illuminazione, ascensori, data room).
Il facility assicura continuità operativa e manutenzione; l’energy manager traduce questi interventi in KPI, piani di efficienza e riduzione delle emissioni.
Il punto di incontro principale tra queste due funzioni aziendali è la gestione “intelligente” degli impianti: regolazioni, set-point, orari, ottimizzazione dei carichi e manutenzione predittiva. Nel momento in cui si dispone di dati reali affidabili come contatori, BMS, sensori IoT ci sono le condizioni per individuare sprechi, anomalie e picchi, e si costruiscono azioni correttive misurabili.
L’energy management supporta anche scelte strutturali come possono essere quelle legate al retrofit, alla sostituzione caldaie, alle pompe di calore, all’utilizzo del LED allo sviluppo di forme di produzione sostenibile, di edilizia sostenibile e architettura sostenibile.
Articolo aggiornato il 5 gennaio 2026
